Datenschutz-Grundsätze mitdenken

Der Grundsatz der Transparenz verpflichtet zur Information über die Verarbeitung. Die Verantwortliche kann aber nur informieren, wenn sie selbst weiß, welche Verarbeitungs- vorgänge in einer Software enthalten sind. Die Dokumentation sollte daher aufweisen, welche Verarbeitungsvorgänge unterstützt werden und welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden.

Mit der Pflicht zur Bereitstellung von Datenschutzinformationen stellt sich auch die Frage, auf welchem Weg diese bereitgestellt werden. Bei der Bereitstellung sollte Software unterstützen. Bei webbasierter Software, die Betroffene nutzen, sollte es für die Verantwortliche möglich sein, einen Link zu den Datenschutzinformationen zu hinterlegen.

Nicht immer bedienen Betroffene die Software selbst. Bei der Hinterlegung von Kundendaten in einem System ist Unterstützung beim Informieren der Betroffen durch die Software hilfreich, z. B. durch eine automatisierte E-Mail. Neben den Datenschutzinformationen können auch eingetragene Daten zur Verifizierung mitgeschickt werden, um dem Grundsatz der Richtigkeit Rechnung zu tragen.

Die Verantwortliche braucht für jede Verarbeitung, die in der Software durchgeführt wird, eine Rechtsgrundlage. Ob die Verantwortliche jedoch eine Rechtsgrundlage hat, hängt vom konkreten Anwendungskontext ab. Eine Software sollte es daher erlauben, einzelne Verarbeitungsvorgänge zu deaktivieren bzw. bei Formularen ermöglichen, die abzufragenden Formularfelder zu konfigurieren.